L’email outbound è uno degli strumenti più diretti e, in buona parte, economici, per avviare una relazione con un potenziale cliente, ma l’invio di una mail non implica necessariamente la creazione di un’opportunità. Non basta pensare di fare volume per ottenere un risultato: bisogna puntare sulla qualità.
Le caselle di posta dei decision maker, oggigiorno, sono piene di messaggi generici, autoreferenziali e totalmente fuori contesto. Per questo abbiamo pensato a una guida dedicata a chi si occupa di lead generation in azienda e vuole costruire delle email outbound realizzate per essere lette e apprezzate. Parleremo di struttura, copy e best practices, con esempi concreti e consigli applicabili subito.
Email outbound: una definizione
L’email outbound è un messaggio “a freddo” inviato a una persona che non ti conosce ancora. Non ha visitato il tuo sito, non ha compilato un form, non ti ha mai chiesto nulla. È un’interruzione, sì, ma se fatta bene può diventare un’opportunità.
È lo strumento ideale per generare nuove connessioni, validare un messaggio commerciale e far emergere un bisogno latente. Ma attenzione: non si tratta di spam, né di email marketing. Funziona solo se costruita con precisione e rispetto per chi legge.
A cosa serve
Un’email outbound ben scritta ti permette di avviare conversazioni con prospect in target che non conoscono ancora la tua azienda, ma può anche essere un buon modo per testare il mercato e verificare se un’offerta suscita interesse in un determinato settore, osservando le reazioni di chi riceve il messaggio. Inoltre, ti consente di indirizzare traffico qualificato verso una risorsa, un evento o una proposta di valore, pur non essendo questa la sua funzione principale.
In sostanza, sfruttando bene questo canale potrai innescare un ciclo commerciale senza dover fare investimenti onerosi in campagne pubblicitarie.
Quando utilizzare email outbound e quando evitarle
L’email outbound dà il meglio di sé nei contesti B2B, soprattutto quando si si dispone di una lista ben profilata e gli obiettivi da raggiungere sono chiari. Diventa però inutile, se non addirittura dannosa, quando si lavora con database vecchi, acquistati o poco qualificati, o quando non si ha nulla di concreto o rilevante da dire (il valore che portiamo deve essere facilmente recepibile, sempre). Bisogna inoltre essere pronti a gestire tempestivamente eventuali risposte: se i lead vengono abbandonati a loro stessi, si perdono tantissime opportunità e il lavoro svolto viene sprecato.
Non considerare dunque l’email outbound come una scorciatoia, ma come un’attività da approcciare con metodo, empatia e una buona dose di pazienza.
Le 5 caratteristiche di una buona email outbound
Breve
La prima regola è: rispetta il tempo di chi legge. Una buona email si legge in circa 30 secondi. Idealmente, tutta la mail deve essere visibile nella preview del client di posta. Cerca di inserire la tua proposta di valore nelle prime 7 o 8 righe: l’attenzione del lettore dura poco, perciò è importante catturarla sin da subito.
Puoi anche valutare di scrivere una mail più lunga, ma in questo caso cerca di non fare un muro di testo; frammenta invece i paragrafi in frasi semplici, e assicurati che ogni parte del tuo contenuto trasmetta delle informazioni utili per il tuo lead.
Chiara
Chi sei? Perché scrivi proprio a quella persona? Cosa vuoi ottenere? Tutto questo deve emergere subito. Più sei trasparente, più aumentano le possibilità di risposta.
Personalizzata
Il grado di personalizzazione può determinare le sorti della tua email: se finirà nel cestino o se verrà letta si decide qui. Anche un solo riferimento specifico al ruolo, all’azienda o al destinatario può trasformare la percezione dell’intero messaggio.
Rilevante
Non parlare di te. Parla di un problema, di un’opportunità o di un’osservazione che riguarda chi legge. Se non riesci a essere rilevante per il tuo target, l’email non funzionerà mai, per quanto sia ben scritta.
Invita a un’azione chiara
Evita chiusure vaghe. Deve esserci sempre un invito all’azione: una visita al sito, la lettura dei tuoi casi studio, un invito a un webinar. Senza call to action, la mail lascia un po’ il tempo che trova, poiché l’utente non ha modo di proseguire il suo percorso di avvicinamento al brand. Prediligi una call to action specifica, realistica e a basso impegno, che consenta al lettore di conoscerti meglio senza sentirsi forzato.
La struttura ideale di un’email outbound
Oggetto
L’oggetto è il primo filtro: stabilisce se l’email verrà aperta o meno. Lascia quindi da parte titoli clickbait e promesse dal tono troppo pubblicitario. Un buon oggetto è sobrio, pertinente e capace di stimolare curiosità. L’ideale è far percepire che l’email è stata scritta davvero per quella persona, senza sembrare un automatismo. Meglio evitare maiuscole, punteggiatura eccessiva e parole tipicamente associate allo spam come “offerta”, “gratis” o “urgente”.
Apertura
Le prime due righe devono rispondere alla domanda: “Perché stai scrivendo proprio a me?”. Mostra che sai chi hai davanti. Basta poco: una notizia sull’azienda, un contenuto pubblicato, un dettaglio del ruolo.
Corpo
Qui presenti il problema o l’opportunità. Non cercare di vendere subito, punta invece a creare un piccolo cortocircuito cognitivo che faccia pensare “in effetti, è vero”.
Ad esempio, potresti scrivere: “Parlando con altri team marketing B2B, ho notato che molti faticano a convertire i lead in call reali. Abbiamo lavorato su questo punto con alcuni clienti, con risultati interessanti.”
Chiusura
La chiusura deve contenere, come anticipato, un invito all’azione non troppo impegnativo, perciò fai una richiesta semplice: una call di 15 minuti, un feedback, la lettura di un articolo.
Dopo aver canalizzato l’interesse del lettore, devi spingerlo delicatamente a stabilire un contatto con te, prestando attenzione a non forzarlo.
Il copy conta anche nell’email outbound
Tono
Scrivi come se stessi parlando a voce. Formalismi e frasi da brochure difficilmente funzionano: un tono professionale e al contempo umano crea invece empatia.
Lessico
Ogni parola superflua rallenta. Usa verbi attivi, evita aggettivi generici (innovativo, efficace, leader) e prediligi frasi brevi.
Domande
Una buona email si chiude quasi sempre con una domanda. Semplice, diretta, contestuale. Il silenzio arriva spesso da call to action troppo vaghe.
Il follow-up
Il follow-up è parte integrante della strategia. La maggior parte delle risposte non arriva alla prima email, ma dopo il secondo o terzo tentativo. Attenzione però: non si tratta di copiare e incollare il primo messaggio. Ogni follow-up deve aggiungere qualcosa, generare valore.
Un buon follow-up riformula la proposta da un altro punto di vista, fornisce un’informazione in più o allega un contenuto utile (ad esempio un case study o un approfondimento). I tempi contano: in media è consigliabile attendere dai 3 ai 5 giorni tra un messaggio e l’altro, e non andare oltre i 4-5 follow-up totali.
Strumenti per gestire l’email outbound
Per lavorare con metodo servono alcuni strumenti fondamentali.
Un buon CRM ti permette di organizzare contatti, segmenti e fasi della relazione, mentre i tool di automazione ti aiutano a programmare invii, gestire follow-up e tenere traccia delle risposte. Gli A/B test sono invece utili per migliorare oggetto e copy, testando sul campo ciò che effettivamente funziona e su cui sarebbe meglio focalizzarsi. Infine, avere dei template personalizzabili ti fa risparmiare tempo garantendo comunque l’efficacia della mail. L’importante è non essere rigidi: ogni messaggio va adattato.
L’organizzazione è fondamentale per mantenere la tua attività di mailing performante nel tempo, anche quando la tua aziende inizia a crescere.
Da dove cominciare per implementare una strategia di email outbound
L’email outbound è un mezzo utilissimo ma, come ogni altro strumento, tutto dipende da chi lo utilizza e da come lo fa. Se rispetti il lettore, se scrivi con chiarezza e se hai davvero qualcosa da dire, le tue email ti consentiranno di generare agevolmente nuovi contatti commerciali.
Se le tue strategie outbound non funzionano, o se non ne hai mai adottate prima e vorresti confrontarti con un professionista, scrivici! Cercheremo di capire insieme come qualificare e convertire i tuoi lead nel miglior modo possibile.
